10 conseils pour organiser une remise de diplômes réussie

La remise de diplômes est un moment inoubliable pour les élèves, leurs familles et l’établissement. Elle symbolise l’accomplissement de plusieurs années d’efforts et marque le début d’un nouveau chapitre. Bien organisée, cette cérémonie renforce également les liens entre l’école et ses nouveaux alumni.

Découvrez nos 10 conseils essentiels pour faire de votre remise de diplômes un événement mémorable !

1. imaginez votre remise de diplômes

Commencez par fixer une date, une heure et estimer le nombre de participants. Choisissez un lieu adapté à l’ampleur de l’événement : une salle de conférence, un amphithéâtre ou même une cérémonie en extérieur.

Ensuite, définissez le format :

• une cérémonie en présentiel avec distribution sur scène ;
• une version hybride pour inclure les participants éloignés.

Anticipez vos préparatifs plusieurs mois à l’avance afin d’éviter les imprévus et garantir le bon déroulement du jour J.

2. constituez une équipe de choc

Réunissez une équipe dédiée où chacun aura un rôle précis (logistique, décoration, accueil des invités, animation). L’équipe devra établir un budget détaillé, en incluant tous les postes de dépense : matériel, décorations, invitations, collations… Prévoyez également une marge pour les imprévus.

3. maîtrisez la logistique

Planifiez chaque étape de la cérémonie : discours, remise des diplômes, animations, performances artistiques. Choisissez un maître de cérémonie compétent, capable de maintenir le rythme et d’interagir avec le public.

Assurez-vous aussi que la technique est au point : son, éclairage, écrans. Prévoyez un technicien ou un plan B (enceintes supplémentaires, copies papier du programme).

4. choisissez un thème

Donnez une identité visuelle à votre cérémonie en choisissant un thème marquant. Quelques idées :

• une ambiance chic avec des tons dorés et blancs ;
• les couleurs de l’école pour une touche personnalisée ;
• une soirée inspirée d’un film culte ou d’un univers particulier.

5. soignez les invitations

Une fois les détails définis, envoyez des invitations personnalisées suffisamment en avance. Qu’elles soient numériques ou imprimées, elles doivent contenir :

• les informations clés : date, heure, lieu, déroulement ;
• une date limite de réponse claire ;
• un lien ou une procédure simple pour confirmer la présence.

Utilisez votre base de données alumni pour optimiser l’envoi des invitations.

6. communiquez en amont

Rappelez régulièrement les détails de l’événement à vos diplômés. Utilisez des canaux comme votre plateforme alumni, des e-mails ou les réseaux sociaux pour partager des informations pratiques et des rappels.

7. exploitez votre plateforme alumni

La fonctionnalité "événements" de votre plateforme alumni peut simplifier votre organisation. Créez un espace dédié avec tous les détails de la cérémonie et permettez aux invités de s’inscrire facilement. Automatisez les rappels pour une gestion simplifiée des participations.

8. préparez les diplômes avec soin

Imprimez les diplômes en vérifiant scrupuleusement les noms et prénoms. Si vous organisez une cérémonie formelle, pensez à ajouter des toges et chapeaux pour une touche élégante. Pour les versions hybrides, optez pour une distribution numérique sécurisée via des outils comme DocuSign ou Blockcerts.

9. immortalisez et remerciez

Engagez un photographe ou organisez une session photo pour capturer les moments marquants. Ces souvenirs pourront être partagés après l’événement pour prolonger son impact.

Préparez également des petits cadeaux pour les invités. Pensez à inclure un lien ou un QR code pour recueillir leurs impressions sur la cérémonie et leur proposer de laisser un avis positif sur votre école.

10. intégrez les diplômés au réseau alumni

La remise de diplômes est l’occasion idéale pour renforcer le sentiment d’appartenance des nouveaux alumni. Présentez-leur votre plateforme alumni et ses avantages :

• garder le contact avec leurs camarades ;
• accéder à des offres d’emploi ;
• participer à des événements ou devenir mentor.

Pour renforcer leur engagement, proposez des interviews ou des témoignages valorisant leur parcours. Pourquoi ne pas les inviter à intervenir dans votre école ? Ils pourront partager leurs expériences avec les nouvelles générations tout en gardant un lien fort avec leur ancien établissement.

Conclusion

Une remise de diplômes bien organisée est plus qu’une simple cérémonie : c’est un moment clé pour célébrer vos élèves et leur montrer qu’ils resteront toujours une part importante de votre communauté. Chez Ekole, nous vous aidons à concevoir des événements mémorables et à renforcer vos relations avec vos alumni.

Contactez-nous pour des conseils sur-mesure et transformez votre cérémonie en un souvenir impérissable !

‍