Comment organiser une journée portes ouvertes réussie ?

Les journées portes ouvertes (JPO) sont des événements essentiels pour mettre en valeur une école ou un centre de formation. Bien plus qu’une simple présentation de locaux, elles constituent un moment privilégié pour convaincre, échanger et inspirer les futurs étudiants et leurs familles. Voici les étapes clés pour réussir votre JPO et vous démarquer.

Qu'est-ce qu'une journée portes ouvertes ?

Les JPO permettent de découvrir les coulisses d'un établissement. Elles offrent aux visiteurs l'occasion de mieux comprendre le fonctionnement, les valeurs et la mission de l’école. Au-delà de l’ouverture des locaux, cet événement propose des parcours guidés, des sessions de questions/réponses et des animations, le tout visant à rassurer et à projeter les futurs élèves dans leur futur environnement d'apprentissage.

Pourquoi organiser une journée portes ouvertes ?

1. Attirer les futurs étudiants et leurs familles : Les JPO permettent aux étudiants potentiels de se projeter, un élément déterminant pour les aider à finaliser leur choix.
2. Promouvoir les programmes et les infrastructures : C’est l’occasion idéale de mettre en avant la qualité de vos équipements, le dynamisme des équipes pédagogiques et les atouts de votre campus.
3. Améliorer la visibilité et la notoriété : Bien organisée, une JPO peut renforcer la réputation de votre établissement, notamment via une couverture médiatique locale.
4. Renforcer le sentiment d’appartenance des étudiants actuels : En intégrant vos élèves dans l’organisation, vous valorisez leur rôle et leur expérience au sein de l’établissement.

Les étapes pour organiser une JPO efficace

1. Définissez l'objectif de la JPO
   Déterminez ce que vous voulez accomplir : attirer de nouveaux étudiants, informer le public, renforcer l’image de l’établissement, etc. Clarifier cet objectif permet de mieux structurer votre événement et de le rendre pertinent pour votre cible.
2. Choisissez une date stratégique
   La date doit être bien choisie pour attirer un maximum de visiteurs. Prenez en compte :
   • Le calendrier scolaire et les périodes de choix de formation (en lien avec Parcoursup par exemple).
   • Les dates des JPO d’autres établissements pour éviter les chevauchements.
   • La disponibilité des élèves et des parents (généralement un week-end).
3. Planifiez les animations et les moments clés
   Structurez votre journée autour de temps forts :
   • Visites guidées : Préparez plusieurs sessions de visites tout au long de la journée.
   • Rencontres avec le corps enseignant et les étudiants actuels : Proposez des échanges individuels ou des tables rondes.
   • Présentations et conférences : Programmez des interventions pour présenter les programmes, les débouchés et la vie étudiante.
   • Démo et expositions : Mettez en avant les travaux des étudiants pour illustrer la qualité de l’enseignement.
4. Préparez vos supports de communication
   • Signalétique : Utilisez des bannières, roll-ups et kakémonos pour orienter les visiteurs et créer une ambiance professionnelle.
   • Brochures et fiches d’information : Fournissez des supports clairs et attractifs pour que les visiteurs repartent avec des informations détaillées.
   • Goodies : Pensez à offrir de petits cadeaux aux visiteurs (stylos, sacs, etc.) pour laisser une empreinte positive.
5. Gérez la logistique
   Impliquez l’équipe dès le début : de la planification à la gestion des visiteurs le jour J, tout le monde doit être bien informé et savoir quel rôle jouer. Désignez un responsable de projet et veillez à ce que chacun ait un badge nominatif pour une identification facile.
6. Anticipez les démarches administratives et de sécurité
   En fonction de la taille de votre événement, vous pourriez avoir besoin de faire une demande d’autorisation auprès de la mairie ou de prévoir une assurance spécifique pour couvrir la sécurité des visiteurs.

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Stratégies de communication pour une JPO réussie

1. Communiquez en amont
   Informez largement sur la date et le programme de la JPO pour que les visiteurs puissent planifier leur venue. Utilisez votre site web, les réseaux sociaux, les newsletters et la presse locale.
2. Utilisez les réseaux sociaux pour toucher la cible étudiante
   Partagez des teasers et des stories en direct le jour J pour attirer l’attention de votre public jeune. Vous pouvez aussi créer un hashtag dédié pour que les participants partagent leur expérience.
3. Prévoyez des rappels
   Envoyez des invitations à votre base de contacts et pensez à des relances par mail et sur les réseaux sociaux à l’approche de l’événement.
4. Mobilisez vos étudiants actuels
   Demandez à vos élèves de jouer le rôle d’ambassadeurs lors des JPO. Ils peuvent partager leur propre expérience et donner une vision authentique de la vie dans l’établissement.

Le jour J : créer une expérience mémorable

• Accueil chaleureux : Organisez un accueil professionnel avec un point d’information central où les visiteurs pourront se repérer facilement.
• Animé et interactif : Organisez des ateliers, des démonstrations et des espaces d’échanges conviviaux.
• Espace de convivialité : Offrez des collations, des boissons et un lieu de détente pour favoriser les échanges informels entre les visiteurs et les membres de l’établissement.

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Offrez une alternative : les JPO virtuelles

En complément, proposez une journée portes ouvertes en ligne pour toucher un public plus large, en particulier ceux qui ne peuvent se déplacer. Cette option permet également de répondre aux questions des étudiants internationaux et de rester visible toute l’année.

En suivant ces conseils, votre JPO sera un événement marquant, propice à renforcer l’image de votre établissement et à inspirer confiance aux futurs étudiants et à leurs familles. Pour un accompagnement personnalisé dans la communication de votre JPO, Ekole se tient à votre disposition pour vous aider à atteindre vos objectifs.

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