Établissements scolaires et universitaires : comment bâtir une politique d’achats efficace

Pour équiper au mieux et au meilleur coût les établissements scolaires et universitaires, le dialogue entre gestionnaires et collectivités territoriales reste essentiel. Entre catalogues, groupements d’achats, autonomie ou contraintes, il devient difficile de construire des stratégies pertinentes alors même que les situations diffèrent d’un établissement et d’un territoire à l’autre. Décryptage.

Des pratiques d’achat hétérogènes selon les collectivités

Dans un contexte budgétaire toujours plus restreint, la gestion des achats d’équipements demeure complexe pour les établissements. Les pratiques varient selon la collectivité de rattachement  régions pour les lycées, départements pour les collèges  mais aussi d’une collectivité à l’autre.

Les collectivités versent une dotation aux EPLE, qui votent ensuite leurs budgets en conseil d'administration. Certaines laissent une large liberté aux établissements, tandis que d’autres imposent le recours à un catalogue pour une partie des achats.

"Souvent, le mobilier scolaire est acheté sur catalogue, pour le reste c’est variable", note Manuel Vidal, secrétaire général adjoint d’A&I Unsa, qui souligne que "la place de l’acheteur dépend fortement de la marge de choix dont il dispose".

L’importance d’adapter les achats aux besoins réels

"Depuis deux ans, nous devons passer par un catalogue pour acheter les produits ménagers", témoigne Bertille Bachelet, secrétaire générale du collège Jules Verne à Lacroix-Saint-Ouen (Oise). "Nous avons une enveloppe liée à la surface et au nombre d’agents, mais cela ne reflète ni les méthodes de travail, ni le nombre d’élèves ou de services."

Le manque d’options l’oblige parfois à acheter des références qu’elle n’aurait pas choisies, et le calendrier de commande, limité à septembre, janvier et avril, accroît les contraintes. "Si nos besoins ne coïncident pas, nous commandons en surplus, ce qui implique beaucoup d’estimations."

Certaines collectivités décident également de fournir tablettes ou ordinateurs portables, parfois inadaptés aux usages locaux, ce qui peut mener à des équipements oubliés dans les placards, regrette Manuel Vidal.

Le rôle crucial du dialogue entre établissements et collectivités

Le dialogue avec les collectivités territoriales est indispensable pour "construire une politique d’achats cohérente", estime Bruno Bobkiewicz, secrétaire général du SNPDEN-UNSA.

Les collectivités disposent en effet d’une "force de frappe" utile pour réaliser des économies, notamment via les groupements d’achats. "Nous défendons l’autonomie des établissements, mais la situation budgétaire reste difficile, explique-t-il. Mutualiser les prestations permet de bénéficier de contrats négociés, plus avantageux."

Mutualiser les besoins pour diminuer les coûts

Le département de la Seine-Saint-Denis, qui gère 131 collèges publics, a mis en place des groupements d’achats, notamment pour les copieurs. L’adhésion est libre et 55 collèges y participent à ce jour. "La mutualisation des besoins permet de réduire les coûts", souligne Mathias Roy, directeur adjoint de l’Éducation.

Un autre groupement concerne les denrées alimentaires, et d’autres sont envisagés, par exemple pour la maintenance des toitures ou l’achat de produits d’entretien.

Outre les économies, cette solution apporte "une sécurité" : "Dans le domaine des copieurs, nous avons constaté beaucoup de démarchages agressifs et de contrats très coûteux", souligne Mathias Roy, limitant ainsi les risques pour les établissements.

Une étape décisive : rédiger un cahier des charges précis

Thierry Mathieu, président d’AJI Gestion pour l’éducation, rappelle l’importance de définir correctement le besoin afin de garantir un achat pertinent. Lors de la rédaction du cahier des charges, "on précise les critères d’évaluation et leurs sous-critères".

Dans un contrat de maintenance informatique, la capacité d’une entreprise à se déplacer peut constituer un critère déterminant, surtout lorsque l’établissement ne dispose pas d’un service informatique interne. Cela permet aussi d’intégrer des clauses sociales ou environnementales.

Renforcer l’expertise et la formation pour optimiser les achats

Pour Amadou Seck, responsable du pôle achats à l’Upec, "la formation des services prescripteurs aux marchés publics" est essentielle.

L’université propose une formation de base aux équipes et a instauré une plateforme de recensement des besoins permettant de traiter les demandes plus rapidement et plus efficacement.

Des inégalités persistantes entre territoires

Les politiques d’achats restent très inégales selon les moyens et les orientations des collectivités. En Savoie, le département a décidé en 2025 de ne plus financer les activités pédagogiques via la dotation de fonctionnement, estimant que cela ne relève pas de ses compétences.

Un modèle qui évolue et crée des disparités

"Le modèle a changé", observe Thierry Mathieu. Auparavant, tous les établissements disposaient d’un même budget pour financer projets et activités. Désormais, ils doivent déposer une demande, et les financements ne sont pas garantis. Dans l’Oise, les aides au transport ont diminué, note Bertille Bachelet, mais restent accessibles sur dossier, ce qui place le département dans une situation plus favorable que d’autres.

La gestion des achats représente un enjeu majeur pour garantir les conditions pédagogiques nécessaires à la réussite des élèves et étudiants. Aujourd’hui, les pratiques divergent et la pression budgétaire accentue des arbitrages déterminants pour le fonctionnement des établissements.

SOURCE : Letudiant