Rentrée 2024 : Bonnes pratiques pour la gestion des annuaires et des rôles dans e-lyco

Avec la rentrée 2024 et le changement de solution d'ENT, le rôle d'administrateur établissement disparaît, tout comme la nécessité de réaliser des imports EDT vers e-lyco. Cependant, quelques bonnes pratiques d'alimentation des annuaires doivent être conservées. Il est également nécessaire de procéder à une nouvelle déclaration des responsables d'affectation délégués (RAD pour le service GAR) dans l'ENT, ainsi que de vérifier que les rôles spécifiques RUPN ou webmestres sont à jour dans l'annuaire académique.

Vous trouverez dans cet articlel'accompagnement nécessaire à ces opérations rapides mais impératives pour le bon fonctionnement de l'éco-système numérique. De ces bonnes pratiques dépendent, par exemple, l'affichage des classes et groupes dans Éléa, Pix ou les manuels numériques.

Nous vous rappelons enfin qu'une assistance est disponible pour les problèmes spécifiques via l'adresse : https://assistance.ac-nantes.fr

Remarque

RUPN (Référents pour les Usages Pédagogiques du Numérique) : Enseignants qui reçoivent deux journées de formation dans l'année pour accompagner l'établissement dans la prise en main du numérique éducatif.

Référent PIX : Enseignants qui coordonnent toutes les actions en lien avec le développement des compétences numériques des élèves et leur certification en fin de cycle sur la plateforme PIX.

Webmestre : Agents qui font vivre le site public d'e-lyco, la vitrine de vos établissements.

RAD (Responsables d'Affectation Délégués) : Agents auxquels vous déléguez les actions à réaliser dans le Gestionnaire d'Accès aux Ressources (GAR), comme la distribution des manuels et de toutes les ressources numériques.

Vademecum de rentrée

Introduction

26/08/2024 - Ouverture d’e-lyco 2024 aux personnels
30/08/2024 - Déclaration des RAD et référents numériques
31/08/2024 - Fermeture des espaces itslearning
02/09/2024 - Ouverture aux élèves et responsables

Alimenter l'annuaire académique

1. Alimenter l'annuaire académique

Pour une bonne articulation entre les bases académiques, le logiciel d'emploi du temps et les services numériques (ENT, GAR, PIX...), il est nécessaire de respecter un flux d'échanges logique et organisé.

Attention : Pour les établissements privés de l’enseignement catholique utilisant le progiciel CHARLEMAGNE, merci de vous référer à la documentation éditeur pour les exports vers STS-WEB et SIECLE.

1.1. Avant la rentrée

Préparer la base EDT
Procédure :

1. Initialiser la base EDT et mettre en œuvre les emplois du temps
   Guide pratique EDT
2. Intégrer les données enseignants depuis STSweb plutôt que par saisie manuelle
   Exporter le fichier sts_emp_RNE-de-votre-etablissement.xml depuis STSWEB et l'importer dans EDT : Documentation STSweb
3. Mettre en place la synchronisation des élèves avec netsynchro
   Documentation NetSynchro

1.2. Dès la distribution des emplois du temps

Attention : Sans ces opérations, les classes et groupes ne seront pas présents dans les manuels numériques, Pix ou Éléa. Il est impératif de faire ces opérations le plus rapidement possible et de s'assurer que les groupes restent à jour tout au long de l'année (étape 2).

Procédure :

1. Exporter les groupes vers STS-web
   Effectuer une première remontée de service provisoire dès la rentrée. Celle-ci pourra être renouvelée sans impact jusqu'à la campagne de validation des services : Documentation STS-web
2. Exporter le lien élèves-groupes dans Siècle
   Mettre à jour les informations élèves à chaque évolution des groupes grâce à NetSynchro : Documentation NetSynchro

Déclarer les responsables d'affectation délégués (RAD)

2. Déclarer les responsables d'affectation délégués (RAD)

Avec le changement d'e-lyco, la déclaration des Responsables d'Affectation Délégués (RAD) a été réinitialisée. La distribution des ressources (manuels numériques, PIX, e-sidoc...) depuis le Gestionnaire d'Accès aux Ressources (GAR) ne peut se faire que par le chef d'établissement jusqu'à ce qu'il désigne un(e) ou plusieurs RAD. Vous trouverez dans e-lyco un service vous permettant cette déclaration.

Connexion à l'ENT
L'accès à l'ENT se fait toujours par le bouton connexion e-lyco du site de l'établissement ou de www.e-lyco.fr. L'accès au nouvel ENT et à la fonctionnalité présentée est disponible depuis le 26/08/24. L'ancienne solution (via itslearning) n'est plus opérationnelle.

2.1. Accéder à l'utilitaire
Depuis votre vue connectée à e-lyco, dans le catalogue, appelez le module Délégations.

2.2. Déclarer son RAD
Dans la liste de vos personnels, recherchez le ou les enseignants auxquels vous souhaitez déléguer la responsabilité de l'affectation des ressources. Validez la délégation en déplaçant le curseur vers la droite.

Attention : La prise en compte de cette déclaration sera effective après traitement par le GAR sous 24 à 48h.

Déclarer les référents numériques (RUPN, webmestres et RAD)

3. Déclarer les référents numériques (RUPN, webmestres et RAD)

Pour s'assurer que vos référents numériques aient accès à toutes les communications et fonctionnalités les concernant, il est nécessaire de vérifier que les délégations de rôle soient à jour dans l'application Roles- etab.

3.1. Accéder au service de délégation académique
Après avoir accédé à ETNA (en direct ou depuis l'ENT) :
Sélectionner Rôles-Étab gestion fonctions dans l'encadré « Outils métiers » à droite.

3.2. Dans l'onglet « accès par habilitation »
Cliquer sur le bouton (+) au niveau de l'habilitation.
Saisir le nom de la personne pour laquelle on souhaite ajouter l'habilitation. Puis cliquer sur le bouton de validation vert.

Attention : Pour les établissements privés de l’enseignement catholique, la déclaration de votre RUPN est à réaliser chaque année auprès des services de l’URADEL (enquête transmise aux chefs d’établissements en fin d’année scolaire) et non au travers de cette procédure.

Pronote

Avec le nouvel ENT, l'interconnexion à Pronote est mise en place automatiquement pour tous les établissements utilisant cette solution et son hébergement chez Index-education. Les utilisateurs disposent automatiquement d'une tuile Pronote et d'une zone de notification sur leur page d'accueil.

Actions du chef d'établissement

Pour que ces accès soient opérationnels, le chef d'établissement doit simplement s'assurer de la publication de la base EDT/Pronote (et des profils autorisés à y accéder selon les périodes choisies).

Remarque : Pour les enseignants, l'accès à Pronote via le client Pronote est toujours possible (selon les choix de l'établissement). Il ne nécessite plus la fourniture d'identifiants spécifiques. La mire de connexion e-lyco et les identifiants académiques sont désormais utilisés pour cet accès également. Pour les personnels administratifs ou de vie scolaire, l'accès reste identique aux années passées (identifiants spécifiques).

Cas particulier : « identification impossible »

Pour quelques profils isolés, l'accès à Pronote n'est pas possible et aboutit à cette fenêtre :
Dans ce cas, un administrateur Pronote doit s'assurer que la colonne identifiant CAS de l'utilisateur concerné ne contient pas d'identifiant du type « a2bc3-ef4g5-hi67k-8lmn9 ». Si c'est le cas, cette case doit être vidée.
Pour les utilisateurs connectés avec succès, l' « identifiant CAS » est renseigné et est du type « initiale prénom+nom ».

École directe

Pour les établissements privés de l’enseignement catholique utilisant le progiciel CHARLEMAGNE, merci de contacter l'assistance AMIGO pour demander une interconnexion avec École Directe. Une nouvelle tuile d'accès direct sera ainsi positionnée pour les personnels, élèves et familles de l'établissement.

SOURCE : DRANE NANTES