5 astuces indispensables pour une journée portes ouvertes réussie

Organiser une journée portes ouvertes est une occasion unique pour les établissements éducatifs de se connecter avec de potentiels étudiants et leurs familles. Cet événement permet de présenter l'établissement, ses programmes, ses infrastructures, et sa culture. Cependant, pour que cette journée soit un véritable succès, il est essentiel de bien la préparer. Dans cet article, nous vous dévoilons cinq conseils indispensables pour réussir votre journée portes ouvertes.

1. UNE PRÉPARATION SOIGNEUSE : L’IMPORTANCE DE L’ANTICIPATION

La réussite de votre journée portes ouvertes repose en grande partie sur une préparation minutieuse. Il est crucial de planifier chaque étape bien à l’avance, de l’annonce de l’événement à l’accueil des visiteurs sur le jour J.

La communication préalable

Avant tout, une bonne communication est essentielle pour garantir la présence des futurs étudiants et de leurs familles. Utilisez différents canaux pour promouvoir l’événement : site web, réseaux sociaux, newsletters, affiches, et même des annonces sur des plateformes spécialisées. Assurez-vous que les informations pratiques (date, heure, lieu, programme) soient clairement indiquées.

L’organisation des visites

Organisez les visites du campus de manière fluide en prévoyant des créneaux horaires spécifiques. Cela permet de limiter le nombre de visiteurs à un moment donné, d’assurer une expérience plus personnalisée et de mieux répondre aux questions des visiteurs. N’oubliez pas de préparer des supports visuels (plaquettes, brochures, vidéos) qui guideront les visiteurs tout au long du parcours.

2. UN ACCUEIL CHALEUREUX ET PERSONNALISÉ

Le premier contact avec les visiteurs est crucial. Un accueil chaleureux et professionnel est essentiel pour que les futurs étudiants et leurs familles se sentent à l’aise et bienvenus. Cela marque la première impression de l’établissement.

Des hôtes formés et disponibles

Formez vos équipes d’accueil pour qu’elles puissent répondre à toutes les questions de manière claire et précise. Les hôtes doivent être bien informés sur l’établissement, les programmes proposés, les modalités d’admission et les services disponibles. Assurez-vous qu'ils soient souriants, attentifs et disponibles pour accompagner les visiteurs tout au long de la journée.

Des points d’accueil visibles

Placez des points d’accueil facilement repérables à l'entrée du campus. Ces points doivent être bien signalés pour que les visiteurs n'aient aucune difficulté à se diriger. Prévoyez également des plans du campus à remettre aux visiteurs pour les aider à mieux s'orienter tout au long de la journée.

3. ANIMATIONS ET ACTIVITÉS INTERACTIVES : ENGAGER LES VISITEURS

Une journée portes ouvertes ne se limite pas à des visites guidées. Pour marquer les esprits, il est important d’offrir aux visiteurs des activités interactives et des animations qui leur permettront de découvrir l’établissement de manière ludique et originale.

Des démonstrations en direct

Organisez des démonstrations en direct de certaines activités ou projets réalisés par les étudiants : des ateliers créatifs, des démonstrations de laboratoires, des simulations d'examens, des représentations théâtrales ou musicales, etc. Ces activités permettent de montrer concrètement ce que les étudiants peuvent vivre au sein de l’établissement.

Des rencontres avec les enseignants et les étudiants

Prévoyez des temps de rencontre avec les enseignants et les étudiants actuels. Ces échanges offrent un aperçu réel de la vie académique et étudiante, et permettent de poser des questions spécifiques. Les futurs étudiants peuvent ainsi obtenir des informations concrètes sur la pédagogie, la vie étudiante et l’ambiance générale au sein de l’établissement.

4. L'UTILISATION DES OUTILS NUMÉRIQUES POUR UNE EXPÉRIENCE MODERNE

Dans un monde de plus en plus connecté, il est important de proposer des outils numériques lors de votre journée portes ouvertes pour améliorer l’expérience des visiteurs.

Créer une application dédiée

Une application dédiée à l’événement peut être un excellent moyen d’offrir une expérience personnalisée aux visiteurs. Cette application peut contenir un programme de la journée, des informations pratiques sur les visites, des vidéos promotionnelles, des questionnaires de satisfaction, et même des informations sur les programmes de formation. Elle permet aux visiteurs d’avoir toutes les informations à portée de main et d’interagir avec l’événement en temps réel.

Visites virtuelles et réalité augmentée

Si certains visiteurs ne peuvent pas se déplacer, proposez des visites virtuelles ou utilisez la réalité augmentée pour leur permettre de découvrir le campus à distance. Des outils comme des vidéos immersives ou des applications en réalité augmentée peuvent aider les futurs étudiants à se projeter et à découvrir l’établissement sans être présents physiquement.

5. SUIVI POST-ÉVÉNEMENT : RASSURER LES VISITEURS ET ENCOURAGER LES INSCRIPTIONS

Une fois la journée portes ouvertes terminée, le travail ne s’arrête pas là. Un suivi efficace permet de maintenir l’intérêt des visiteurs et d’encourager les inscriptions.

Envoyer des remerciements personnalisés

Envoyez un email ou une lettre de remerciement à chaque visiteur. Ce message doit être personnalisé, remerciant les participants pour leur présence et leur intérêt pour l’établissement. Vous pouvez également inclure des informations complémentaires qui n’ont pas été abordées lors de l’événement, comme des détails sur les programmes d’études, les bourses, ou les dates limites d’inscription.

Relancer avec des offres spéciales

Utilisez un système de relance pour encourager les inscriptions, en offrant des offres spéciales ou des informations sur des programmes de bourses. Assurez-vous de rester en contact avec les visiteurs via des newsletters régulières et des mises à jour sur l’établissement.