Comment construire le plan de communication d’un service formation ?

Dans de nombreux organismes, la formation est encore perçue comme une contrainte ou une simple formalité. Pourtant, elle peut devenir un levier stratégique et un atout majeur pour vos équipes. La solution ? Un plan de communication dédié au service formation.

Mais qu’est-ce qu’un tel plan ? Pourquoi est-il essentiel ? Comment le concevoir et le mettre en œuvre ? Suivez nos conseils pour structurer efficacement votre communication autour de la formation.

Qu'est-ce qu’un plan de communication du service formation ?

C’est un outil stratégique qui regroupe et planifie toutes vos actions de communication liées à la formation sur une année. Il permet de structurer vos initiatives et de leur donner une cohérence, en les alignant avec vos objectifs et vos valeurs.

Pourquoi un plan de communication est-il essentiel ?

Si la formation est parfois sous-valorisée, c’est souvent parce qu’elle manque de visibilité. Vos collaborateurs connaissent-ils vraiment l’étendue de votre travail ? Savent-ils que la formation va bien au-delà de la simple organisation de sessions ?

Un plan de communication permet de :

• Mettre en lumière votre rôle et vos initiatives tout au long de l’année ;
• Travailler la culture formation de vos collaborateurs ;
• Renforcer les processus (besoins, évaluations, planification) grâce à une meilleure adhésion des équipes ;
• Améliorer le travail collaboratif en vous intégrant dès le début des projets de l’entreprise.

Comment construire votre plan de communication ?

1. Établir une stratégie claire
Votre communication doit s’appuyer sur les objectifs stratégiques de votre structure. Posez-vous les bonnes questions :

• Quel message souhaitez-vous transmettre ?
• Quel rôle souhaitez-vous donner à la formation dans votre organisation ?

2. Structurer vos actions selon les 6 questions clés
Pour chaque action, définissez :

• Quoi : le contenu ou l’objet de la communication ;
• Pourquoi : l’objectif poursuivi ;
• Quand : le moment idéal pour diffuser votre message ;
• Comment : le format ou le support choisi ;
• Avec quoi : les outils ou ressources nécessaires ;
• Avec qui : les destinataires ou parties prenantes.

3. Choisir une présentation adaptée

• Tableau : pour une vue organisée et temporelle (type diagramme de Gantt).
• Carte mentale : idéale pour brainstormer en équipe.
• Application dédiée : pour partager et visualiser vos tâches en temps réel.

Quand et comment communiquer ?

Un plan de communication bien pensé est vivant : il s’adapte aux événements et rythme vos actions tout au long de l’année. Voici quelques moments stratégiques :

• Actualités majeures : informez rapidement et largement sur les nouvelles dispositions ou droits liés à la formation.
• Ouverture ou clôture de sessions : profitez des moments de rassemblement pour échanger de façon informelle avec les participants.
• Temps forts du service : communiquez sur les nouveautés, comme l’arrivée d’un nouvel outil ou collaborateur.
• Accompagnement de projets : mettez en avant votre rôle dans les projets stratégiques de l’entreprise.

Quels canaux et outils utiliser ?

Pour captiver votre audience, diversifiez vos approches :

• Newsletter ou journal interne : mettez en avant les nouveautés, témoignages et succès autour de la formation.
• Événements conviviaux : organisez des petits-déjeuners ou des webinaires sur des sujets clés.
• Affiches stratégiques : placez des messages dans des lieux très fréquentés, comme les machines à café.
• Réseaux sociaux : créez des groupes privés ou utilisez des QR codes pour engager facilement vos collaborateurs.

Un plan de communication pour valoriser le service formation

Créer un plan de communication ne signifie pas devenir un expert en communication, mais plutôt valoriser vos actions et donner un sens concret à la formation dans votre structure. Chez Ekole, nous vous accompagnons dans cette démarche en proposant des solutions sur-mesure pour booster la visibilité de votre service formation.

Faites de la formation un pilier stratégique et transformez votre organisation grâce à une communication efficace et engageante !

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