Comment garder le lien avec les étudiants pendant leur process de recrutement ?

Lors d'un salon étudiant, un lycéen vous a laissé ses coordonnées, ou il a téléchargé un livre blanc, ou encore pris contact avec votre établissement. Cela marque le début de la relation, mais comment maintenir ce lien tout au long du processus de recrutement ? Dans cet article, Ekole vous donne des conseils pour respecter le bon timing, construire une relation solide et utiliser les bons outils pour entretenir ce lien.

Respecter le bon timing

Les candidats potentiels traversent plusieurs étapes dans leur parcours avec un établissement : la phase de découverte, la phase de considération et la phase de décision.

“Durant la phase de découverte, les salons et les médias spécialisés sont les canaux les plus efficaces, explique Arnaud Fournier, directeur marketing et communication d'Audencia. Lors de la phase de considération, le candidat consulte généralement le site internet de l'école, les brochures, et participe aux journées portes ouvertes. Enfin, dans la phase de décision, il se renseigne sur les réseaux sociaux de l'école, entre en contact avec des étudiants et alumni, et se fait une idée précise de l'école lors des oraux."

Cependant, il est important de respecter la période de “Black out” imposée par le Sigem, qui empêche les établissements de communiquer entre les résultats d'admission fin juin et les résultats d'affectation mi-juillet. Certaines écoles enfreignent cette règle, mais cela comporte des risques.

Les outils pour renforcer le lien

Les outils pour maintenir la relation avec les candidats sont nombreux et leur utilisation doit être bien orchestrée. "Les outils classiques incluent les SMS, les appels téléphoniques et les mails", explique Laurent Pomies, de l’agence MadameMonsieur. D’après l’étude “Le parcours du candidat” du Collectif Expérience Étudiante, 78% des écoles utilisent l’e-mail au moins une fois par mois pour communiquer avec les candidats, tandis que 42% utilisent le téléphone. Cependant, 71% des écoles ne recourent jamais au courrier, 83% au chat en ligne, et 90% à la messagerie instantanée, ce qui laisse de nombreuses possibilités d’amélioration.

Attention à ne pas trop solliciter les candidats par e-mail ou téléphone. Chaque contact doit s’inscrire dans une logique progressive. Par exemple, après l'invitation par mail à une journée portes ouvertes (JPO), un appel téléphonique peut suivre pour recueillir les impressions du candidat et répondre à ses questions.

"Nous utilisons aussi WhatsApp pour permettre aux ambassadeurs d'entretenir un lien direct avec les candidats", ajoute Laurent Pomies. Par exemple, un ambassadeur peut créer un groupe "one to one" avec 10 à 15 candidats, ou un canal “Admissibles” pour tenir les candidats informés sur les oraux.

Les oraux sont un moment clé du processus de recrutement. C’est une occasion pour l’établissement de se montrer sous son meilleur jour, en accueillant les candidats avec chaleur, en proposant des visites de campus, voire des activités ludiques. C’est également un moment où les candidats sélectionnent leur école autant que l’école sélectionne ses étudiants.

Construire la relation

Il est essentiel d’aider les candidats dans leur orientation. Pour un bachelier, l’enseignement supérieur peut sembler soit un labyrinthe, soit un chemin clair vers un diplôme et un emploi. Une école qui guide ses candidats dans ce processus gagne leur confiance. Par exemple, Kedge a organisé une journée d'orientation en 2021 sur les "métiers à impact sur l’environnement", et l’ESCP et Skema ont lancé un MOOC pour accompagner les étudiants de la prépa aux grandes écoles de commerce.

Bien exploiter les leads

Lorsque les candidats laissent leurs coordonnées lors d'un salon étudiant ou pour télécharger une brochure, il est crucial d’intégrer ces informations dans un CRM pour assurer un suivi efficace. L'automatisation permet d’envoyer automatiquement un e-mail, par exemple, par un ambassadeur qui a déjà rencontré le candidat lors d’une JPO. Cependant, selon un expert, environ un tiers des grandes écoles de commerce ne disposent pas encore de CRM et utilisent des outils comme Excel, ce qui peut rendre le suivi des leads moins fiable.

Les ambassadeurs renforcent les liens

Les ambassadeurs, étudiants formés pour interagir avec les futurs candidats, jouent un rôle clé dans la construction de cette relation. Selon une étude du Collectif Expérience Étudiante, 84% des candidats souhaitent échanger avec un étudiant de la formation qu’ils envisagent. Chez Magma, une augmentation du taux de conversion de 15% à 22% est observée lorsque des ambassadeurs créent un lien direct avec les candidats.

En résumé, pour garder un lien solide avec les candidats tout au long de leur processus de recrutement, il est essentiel de respecter les bonnes étapes et d’utiliser les outils adéquats de manière réfléchie et progressive. Cela renforcera la confiance des candidats et augmentera les chances de succès pour l’établissement.