Comment organiser une journée portes ouvertes réussie pour votre établissement

Les journées portes ouvertes (JPO) sont des événements incontournables pour les établissements scolaires et de formation. Elles permettent aux familles et aux futurs élèves de découvrir l’école, ses valeurs, ses méthodes pédagogiques et ses installations. Voici les étapes clés pour organiser une JPO réussie et faire de cet événement un moment fort de l’année.

Pourquoi organiser une journée portes ouvertes ?

Les JPO offrent de nombreux avantages pour l’école et les familles :

1. Découvrir l’école : Les familles peuvent explorer les locaux et en apprendre plus sur la philosophie de l’établissement, ses méthodes pédagogiques et ses services.
2. Rencontrer d’autres familles : C’est l’occasion pour les parents de rencontrer d’autres familles intéressées et d’échanger sur leurs attentes et expériences.
3. Répondre aux questions : La JPO facilite les échanges et permet aux familles de poser toutes leurs questions sur l’établissement et les modalités d’inscription.
4. Prendre des décisions éclairées : Les informations recueillies durant la visite permettent aux familles de mieux évaluer l’adéquation de l’école avec leurs attentes.

Avant la journée portes ouvertes : préparer l’événement

Pour garantir le succès de votre JPO, il est essentiel de bien la préparer en amont :

• Fixez vos objectifs et choisissez une date : Définissez précisément ce que vous souhaitez accomplir avec cette JPO, puis sélectionnez une date qui convient aux familles, en tenant compte des calendriers scolaires et des autres événements locaux.
• Élaborez un programme clair : Préparez un déroulé précis avec des moments clés (visite des locaux, intervention du directeur, séance de questions-réponses, etc.) et communiquez-le aux familles inscrites pour qu’elles puissent anticiper leur visite.
• Communiquez efficacement : Utilisez tous vos canaux de communication pour promouvoir l’événement (site internet, réseaux sociaux, newsletters, etc.). Une diffusion anticipée augmente les chances d’attirer un large public.

Pendant la journée portes ouvertes : accueillir et informer

Le jour de l’événement est arrivé. Assurez-vous que chaque étape se déroule dans de bonnes conditions :

1. Accueillez les participants chaleureusement : Mettez en place une équipe d’accueil qui guidera les visiteurs et les mettra à l’aise dès leur arrivée.
2. Organisez des visites guidées : Offrez une visite complète des installations (salles de classe, gymnase, bibliothèque, etc.). Inviter des élèves de l’école à accompagner la visite peut également apporter un témoignage authentique de la vie quotidienne dans l’établissement.
3. Diffusez des informations précises : Les familles auront sans doute de nombreuses questions sur les programmes, les valeurs de l’école ou encore ses méthodes pédagogiques. Présentez les éléments qui distinguent votre école et qui répondent aux préoccupations des parents.
4. Encouragez les échanges : Proposez des moments d’échange où les visiteurs peuvent poser leurs questions, soit en direct, soit par e-mail ou téléphone si certains préfèrent poser des questions en privé.

Pour aller plus loin : envisager une journée portes ouvertes virtuelle

Pour compléter votre JPO en présentiel, pourquoi ne pas envisager une journée portes ouvertes virtuelle ? Cela permettrait aux familles de découvrir votre établissement en ligne et d’avoir une première impression avant de se déplacer pour une visite sur place. Une visite virtuelle sur le site web de l’école permet d’attirer un plus large public et d’accompagner les familles dans leur processus de décision.

Partagez votre expérience et recevez des retours

À la fin de l’événement, analysez les retours et l’engagement des participants pour évaluer le succès de votre JPO. Réfléchissez également aux moyens d’améliorer les prochaines éditions et d’innover dans vos pratiques.

En suivant ces conseils, votre JPO deviendra un rendez-vous incontournable pour les familles à la recherche d’un établissement. Pour un accompagnement personnalisé dans l’organisation et la communication de vos JPO, Ekole est là pour vous soutenir dans chaque étape de votre projet.

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