Comment réussir vos journées portes ouvertes et vous démarquer des autres écoles ?

Dans un monde où l’information est accessible en ligne, la pertinence des journées portes ouvertes (JPO) pourrait être remise en question. Pourtant, elles demeurent un moment clé dans le processus de décision des futurs étudiants et de leurs parents. Voici les stratégies pour organiser une JPO efficace et vous démarquer dans un environnement concurrentiel.

Pourquoi organiser des journées portes ouvertes ?

Les JPO offrent aux futurs étudiants l’occasion d’explorer leur futur établissement au-delà des informations disponibles en ligne. Elles permettent une immersion directe dans l’ambiance de l’école, de rencontrer les professeurs et les étudiants, et d’obtenir des réponses personnalisées à leurs questions. Cet événement peut être déterminant dans le choix final d’un établissement.

Conseils pour organiser vos JPO

Une JPO réussie repose sur une préparation minutieuse. De la planification anticipée à la gestion de l’événement, voici les étapes essentielles :

1. Planifiez en amont : Pour une grande école offrant plusieurs cursus, commencez les préparatifs dès la rentrée pour établir un programme complet, incluant des présentations spécifiques pour chaque formation.
2. Choisissez une date stratégique : Tenez compte des dates clés de Parcoursup, des vacances scolaires et des autres JPO pour optimiser la fréquentation.
3. Fixez le budget : Répartissez les fonds entre les supports de communication, la publicité, les goodies et la logistique pour une gestion efficace.

Checklist pour une JPO réussie

1. Nommer un chef de projet : Désignez une personne chargée de la coordination générale pour garantir une organisation sans faille.
2. Former une équipe dédiée : Mobilisez l’équipe pédagogique, administrative, ainsi que des étudiants ambassadeurs pour assurer l’accueil et l’animation tout au long de la journée.
3. Communiquez en interne : Informez les équipes de la date, des horaires, du déroulement, et encouragez les étudiants actuels à relayer l’événement sur leurs réseaux.
4. Déployez une stratégie de communication externe : Utilisez votre site, les réseaux sociaux, la presse locale et des campagnes en ligne pour informer le public suffisamment tôt.
5. Préparez les espaces d’accueil : Aménagez les lieux stratégiques de l’établissement pour la visite, en veillant à ce que les espaces soient bien identifiés et agréables.
6. Distribuez des supports d’information : Prévoyez des plaquettes d’information, des fiches de contact et des brochures pour que les visiteurs repartent avec des éléments concrets.

Se démarquer des autres écoles : les bonnes pratiques

Pour que votre JPO soit mémorable, adoptez ces pratiques distinctives :

• Créer des moments forts : Organisez des visites guidées à horaires réguliers, ponctuées de temps d’échanges et de conférences, pour structurer le parcours des visiteurs.
• Faites appel à vos étudiants ambassadeurs : Encouragez vos étudiants à partager leur expérience de vie étudiante. Ils sont les mieux placés pour répondre aux questions et donner une image authentique de l’école.
• Utilisez les réseaux sociaux en direct : Misez sur des stories et reels pour montrer l’événement en temps réel et toucher un plus large public.
• Offrez une visibilité sur des plateformes prescriptrices : Assurez une présence sur les réseaux les plus fréquentés par les jeunes pour maximiser votre visibilité et étendre votre réseau.
• Montrez le travail de vos étudiants : Exposez des projets concrets réalisés par les élèves, offrant ainsi une preuve tangible de la qualité de votre enseignement.
• Ajoutez une touche conviviale : Offrez des goodies et prévoyez des espaces de détente avec boissons et collations pour rendre l’événement agréable.
• Pensez aux JPO virtuelles : Proposez des sessions en ligne pour les étudiants géographiquement éloignés ou ceux qui n’ont pu assister à la JPO physique.

Avec ces conseils, vous pouvez organiser des JPO impactantes et attractives qui mettent en valeur l’unicité de votre établissement. Pour vous accompagner dans votre stratégie de communication, n’hésitez pas à contacter Ekole pour un soutien personnalisé et adapté à vos besoins.

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