Comment réussir vos JPO et vous démarquer des autres écoles ?

À l’heure où les jeunes sont ultra-connectés et où toutes les informations sont disponibles en ligne, il est légitime de se demander si les Journées Portes Ouvertes (JPO) sont encore utiles. Pourtant, en observant le nombre de visiteurs et d’inscriptions qui en découle, il est évident que les JPO demeurent un moment crucial dans la vie d’une école.

Dans cet article, nous vous proposons des conseils pour organiser au mieux vos JPO et vous démarquer des autres établissements.

Pourquoi des JPO ?

Malgré la multitude d’informations disponibles sur Internet concernant les cursus, le corps professoral, et la vie étudiante, les lycéens et étudiants continuent de privilégier la rencontre « en vrai » pour choisir leur future école. Avec des milliers de visiteurs chaque année lors des JPO, cet événement est déterminant dans leur processus de sélection. Les JPO offrent aux futurs étudiants et à leurs parents l’occasion de s’informer, d’échanger, de se rassurer et de se projeter dans leur future école.

Comment bien préparer ses journées portes ouvertes ?

Pour tirer le meilleur parti de vos JPO, l’organisation est essentielle. Voici une liste d’éléments à gérer pour garantir le succès de votre événement.

Les éléments essentiels pour bien préparer ses JPO

• Se préparer très en amont : Pour un campus offrant de nombreux cursus, il est crucial de commencer les préparatifs le plus tôt possible. Certaines écoles s’y prennent dès la rentrée, en septembre ou octobre, pour établir un programme détaillé comprenant une présentation globale de l’établissement et des cursus spécifiques. Cela permet également de communiquer rapidement sur la date et l’événement.
• Choisir une bonne date : Le choix de la date peut sembler simple, mais il doit prendre en compte plusieurs paramètres : le calendrier de Parcoursup, les vacances scolaires, les dates d’examens, et les JPO des écoles concurrentes. Les JPO sont généralement organisées le samedi pour faciliter la participation des lycéens et de leurs parents.
• Fixer le budget de l’événement : La question du budget est primordiale. Définir le budget vous aidera à le ventiler entre la création de supports de communication, la publicité, les goodies et la rémunération du personnel.

La to-do list d’une JPO réussie

Après avoir déterminé les contraintes de budget, de date et de moyens, voici une liste de sujets à traiter pour bien préparer votre journée portes ouvertes.

• Désigner un chef de projet : Les JPO nécessitent une organisation et une communication impeccables. Nommez une personne référente, chargée de la coordination.
• Constituer une équipe pour le jour J : Selon la fréquentation prévue, il peut être nécessaire de recruter une équipe élargie (équipe pédagogique, administrative, professeurs, étudiants) pour assurer l’accueil et l’animation durant toute la journée. N’oubliez pas de définir les rôles de chacun et de prévoir des badges nominatifs.
• Bien communiquer sur l’événement en interne : Partagez toutes les informations essentielles avec l’équipe en charge de l’accueil : date, horaires, rôles, discours, déroulé de la journée. N’oubliez pas d’informer vos étudiants actuels via les réseaux sociaux, car ils peuvent être de précieux prescripteurs.
• Bien communiquer sur l’événement en externe : Pour maximiser la visibilité de vos JPO, communiquez sur vos propres supports : actualité sur la page d’accueil de votre site, posts sur les réseaux sociaux selon un rétro-planning établi. Informez suffisamment tôt pour que la date soit bien inscrite dans les agendas. Pensez également à la presse locale, spécialisée, au sponsoring de vos publications en ligne, ou encore à la campagne d’affichage.
• Bien préparer les lieux d’accueil : Identifiez les espaces à visiter lors des JPO (hall d’accueil, salles de classe, auditorium) et prévoyez le matériel nécessaire (tables, chaises, rétroprojecteur, ordinateur) ainsi que la signalétique.
• Prévoir les supports à distribuer lors des JPO : Préparez des fiches de renseignements à faire remplir par chaque visiteur, des plaquettes de l’école en format numérique, et des informations spécifiques à chaque cursus.
• Établir un processus et partager un discours commun : Assurez-vous que l’expérience des visiteurs soit uniforme, quelle que soit la personne qui les accueille.

Les bonnes pratiques pour se démarquer

Une fois tous les éléments organisés, réfléchissez à la manière dont vous pouvez vous distinguer des autres écoles lors de vos JPO. L’objectif est de recruter de nouveaux étudiants pour la rentrée suivante. Voici quelques pratiques à adopter pour vous démarquer :

• Une journée ponctuée de moments forts : Préparez un programme incluant accueil, visites, conférences et échanges avec les professeurs. Un déroulé bien organisé augmentera vos chances de convaincre. Prévoyez des visites groupées à différents horaires et pensez à ajouter quelques animations pour dynamiser la journée.
• Des étudiants ambassadeurs : Faites appel à vos étudiants pour partager leur expérience de la vie étudiante et répondre aux questions des visiteurs. Incitez-les à relayer l’événement à travers leurs réseaux personnels.
• Une communication en live sur les réseaux sociaux : Utilisez des stories et des publications en temps réel pour donner un côté interactif à l’événement. Pourquoi ne pas organiser un challenge sur les réseaux sociaux pour intégrer les futurs étudiants dans votre communauté ?
• Une visibilité accrue sur des réseaux sociaux prescripteurs : Utilisez des dispositifs pour valoriser votre événement sur des supports consultés par les étudiants et futurs étudiants. Cela vous permettra d’étendre votre réseau et votre visibilité.
• La présentation du travail des étudiants : Exposez des projets ou réalisations de vos étudiants. La communication par la preuve est toujours la plus convaincante.
• Goodies, boissons et petites collations : Offrez des gourmandises, car les bonbons et autres petites douceurs sont toujours appréciés, même par les plus de 18 ans. Cela crée une atmosphère conviviale.
• Des JPO virtuelles : Proposez des JPO virtuelles à d’autres dates et sous un autre format pour toucher ceux qui n’ont pas pu assister à la visite officielle, notamment les indécis, les retardataires et les personnes géographiquement éloignées.