Tout ce qu’il faut savoir pour transformer un prospect en candidat

Avec Parcoursup qui démarre dès janvier, les établissements d’enseignement supérieur initient dès novembre leurs journées portes ouvertes.

Objectif : collecter de nouveaux contacts et convaincre les futurs étudiants

L’objectif des journées portes ouvertes (JPO) est de collecter de nouveaux contacts, de faire découvrir l’établissement de l’intérieur et de convaincre les futurs étudiants de déposer une candidature. Si cette étape est souvent cruciale, il existe des bonnes pratiques à suivre pour transformer un prospect en candidat.

Dans cet article, découvrez tous nos conseils pour optimiser votre tunnel de conversion et maximiser le nombre de candidatures recueillies.

Définissez vos objectifs et contraintes en amont

Avant de lancer des campagnes de prospection, prenez le temps de définir vos principaux objectifs.

• Quel(s) profil(s) d’étudiants souhaitez-vous recruter ?
• Quels sont vos objectifs en termes de nombre de candidatures ?
• Combien de places souhaitez-vous attribuer sur chacun de vos cursus ?

Ces objectifs doivent être mis en regard de vos contraintes : budget, timing, ressources en interne.

Adaptez votre discours aux attentes de vos cibles

Préciser vos objectifs permet également de définir votre cœur de cible : ses caractéristiques et ses attentes.

Élaborez votre discours en fonction de ces éléments. Sur vos supports de communication — site Internet, plaquette d’école, réseaux sociaux, événements de présentation — montrez comment vous répondez à ses attentes. Abordez des sujets comme la qualité de l’enseignement, le classement et la labellisation de l’école, l’expérience étudiante, les témoignages d’étudiants ou d’alumni, les débouchés, et le taux d’insertion sur le marché du travail.

Pour transformer vos prospects en candidats, élaborez un message de communication aligné avec les besoins des jeunes et diffusez-le sur les bons canaux.

Pensez tunnel de conversion

Une fois le nombre de candidatures souhaité défini, déterminez le nombre de prospects nécessaires pour atteindre cet objectif. Si vous convertissez 1 prospect sur 10, vous savez le travail qu'il reste à faire !

La bonne qualification des prospects peut améliorer ce ratio. Il est donc crucial de mettre en place une stratégie de collecte des prospects.

Élaborez une stratégie de collecte de données en intégrant la RGPD

L’envoi de mass-mailing était autrefois courant, mais il a montré ses limites en termes de qualification des contacts. Avec la RGPD, l’exploitation des adresses mail sans l’autorisation de leur propriétaire est interdite.

Le mode de collecte des contacts impacte leur niveau de qualification et le taux de transformation des prospects en candidats. Optez pour l’achat de contacts ultra-qualifiés auprès de médias centrés sur votre cœur de cible, comme la génération Z.

Préparez votre base de données

La gestion des données est essentielle. Chaque contact doit être traité spécifiquement. Créez un espace commun pour enregistrer tous les contacts, tel qu'un document Excel partagé ou un logiciel de CRM. Définissez les champs à renseigner, notamment le nom, prénom, téléphone, email, et d'autres informations comme la provenance du contact, l’école actuelle, le niveau, le cursus choisi, et l’adresse.

Ajoutez une mention sur le potentiel du contact : une note de 1 à 5 pour définir s’il s’agit d’un contact chaud ou froid.

Élaborez votre campagne de collecte de contacts

Une stratégie efficace combine gratuit et payant, digital et présentiel, canaux propres et externes. Définissez des objectifs pour chaque canal et élaborez un calendrier pour assurer la cohérence des campagnes.

La collecte de contacts passe par le référencement naturel (SEO), l’achat de mots-clés (SEA), les réseaux sociaux, et une présence sur des sites externes fréquentés par votre cœur de cible. La participation à des événements physiques et virtuels favorise également l’acquisition de nouveaux contacts.

Pour la transformation des prospects en candidats, prenez en compte des facteurs comme votre e-réputation, la facilité de prise de contact, et la multiplicité des points de contact.

Traitez et relancez vos contacts rapidement

N’attendez pas le prochain salon ou événement pour relancer vos contacts. Les jeunes privilégient l’immédiateté. Calibrez votre calendrier de prospection en fonction des échéances de Parcoursup. Relancez vos contacts de manière rapide, que ce soit par mail, téléphone, ou SMS, en personnalisant vos échanges si possible.

Favorisez l’immersion de vos contacts

Les jeunes sont très sensibles à l’expérience étudiante. Favorisez leur immersion avec des journées portes ouvertes, des rencontres avec des étudiants ambassadeurs, des événements virtuels permettant de découvrir le campus, et des vidéos de présentation des professeurs.

Simplifiez la procédure de candidature

Les jeunes peuvent être dissuadés par une démarche d’inscription complexe. Facilitez le dépôt de candidature en proposant des guides, des vidéos explicatives, et en mettant en place des supports de contact tels que chat, mail ou téléphone. Une procédure 100% dématérialisée est recommandée.